W każdym przedsiębiorstwie istnieje wiele dokumentów, związanych z prowadzeniem go. Przepisy prawa wskazują, po jakim czasie można je już zniszczyć, by nie zalegały w szafach i nie zajmowały miejsca. Wówczas warto, jednak zadbać o to, by odbyło się to w bezpieczny sposób.
Dlaczego profesjonalne i bezpieczne niszczenie dokumentów jest tak istotne?
Konieczność dbania o staranne i bezpieczne niszczenie dokumentów wynika z ochrony danych i informacji związanych z działalnością firmy. Ta obowiązuje przez cały proces życia informacji, w tym również podczas jej niszczenia, co jasno precyzuje obowiązująca Ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. 2018 poz. 412).
Ustawa wskazuje, że należ chronić każdy dokument, stanowiący utrwaloną informację niejawną. Ponadto wskazuje, że materiałem jest dokument lub przedmiot albo dowolna ich część, którą chroni się z uwagi na zawarte tam dane niejawne. Dotyczy to również urządzeń, wyposażenia itp.
Jakość i bezpieczeństwo usług niszczenia dokumentów
Bezpieczne niszczenia dokumentów przedsiębiorcy na ogół zlecają firmom zewnętrznym. Odbywa się to wówczas etapowo, zarówno w przypadku biur, jak i filii, urzędów itp. Renomowane firmy z tej dziedziny stosują rygorystyczne normy jeśli chodzi o niszczenie dokumentacji. By zwiększyć zakres bezpieczeństwa niszczenia dokumentów stosują też atestowane urządzenia przeznaczone do tego oraz, na etapie kontaktu z klientem, jasny system naliczania należności.
Jasne i rygorystyczne dane dotyczą też osób zatrudnionych w firmach, które zajmują się niszczeniem dokumentów. W ten sposób jeszcze bardziej podnosi się poziom bezpieczeństwa, mając wiedzę co do tego kto ma styczność z ważnymi danymi firm.
Niszczenia dokumentów KROK PO KROKU
Przebieg procesu niszczenia dokumentów zaczyna się do zapakowania ich do specjalnych worków transportowych. Co istotne, każdy z worków jest szczelny zamykany z zastosowaniem jednorazowej plomby bankowej. Firmy stosują na ogół plomby z indywidualnym numerem. Po zakończeniu pakowania materiał jest ważony u klienta, a następnie rusza w drogę do niszczarni.
W niszczarni odbywa się bezpieczne niszczenie dokumentów w specjalnych, przeznaczonych do tego urządzeniach, posiadających właściwe atesty. Wiele firm udostępnia na tym etapie możliwość obserwacji przez klienta lub rejestruje proces na nośniku elektronicznym. Po zakończeniu utylizacji usuwa się powstałe po niej odpady, a firma wykonująca wystawia zaświadczenie o zachowaniu poufności procesu niszczenia dokumentów, co ma najczęściej formę certyfikatu.