Absolutnie każda firma, która zajmuje się obsługą klienta, jest w posiadaniu olbrzymiej ilości dokumentów poufnych. Na ogół są one wypełnione danymi osobowymi różnych ludzi albo np. ich dokumentacją medyczną, informacjami na temat pracy czy danymi związanymi ze zdolnością kredytową. Takie dokumenty powinny być na bieżąco niszczone. A jak je usuwać?

Czym właściwie są dokumenty poufne?

Zanim sprawdzimy sobie, jak przeprowadzać skuteczne Niszczenie dokumentów, wypadałoby się dowiedzieć, jakie dokumenty powinny być niszczone zgodnie z zapisami występującymi w ustawie. Dokumentami poufnymi nazywamy wszystko to, co zawiera jakieś informacje na temat klientów lub pacjentów (w przypadku placówek medycznych).

Każda firma zobowiązuje się do zachowywania poufności danych. Informacje na temat pacjenta czy klienta nie mogą trafić do nikogo nieupoważnionego. Z tego powodu trzeba je bezpiecznie przechowywać, a w odpowiednim czasie (gdy nie będą już potrzebne) – zniszczyć.

Jak dbać o prywatność klientów/pacjentów?

Zanim dojdzie do niszczenia dokumentów, te dokumenty będą wykorzystywane przez personel, a zatem trzeba będzie jakoś je przechowywać w siedzibie firmy. Stałymi elementami wyposażenia biura powinny być różnego rodzaju zamykane szafki albo nawet i sejfy.

Warto też zadbać przy tym o zabezpieczenie całego biura, zwłaszcza jeśli występuje w nim naprawdę duża ilość różnych dokumentów z poufnymi danymi. Nikt nieuprawniony nie powinien mieć wstępu do takiego pomieszczenia.

Dlaczego dokumenty poufne muszą być niszczone?

Niektórzy właściciele firm trochę sobie bagatelizują ten obowiązek i przez to niestety sami narażają się na poważne problemy. Niszczenie dokumentów musi być przeprowadzane na bieżąco. Wystarczy zajrzeć do ustawy, aby dowiedzieć się, po jakim czasie dane osobowe klienta powinny zostać usunięte.

Istnieje więc wymóg prawny zobowiązujący przedsiębiorców do regularnego niszczenia dokumentów poufnych. Poprzez pozbywanie się danych można też uchronić się przed m.in. kradzieżą tożsamości.