Przepisy prawa odnoszą się do wszystkich dziedzin i branż. Są bardzo radykalne i trzeba się do nich stosować. Przede wszystkich tyczy się to kwestii firmowych, każdą firmę należy prowadzić zgodnie z przepisami prawa. Są także specjalne przepisy, które odnoszą się do przechowywania i archiwizacji dokumentów a także do ich utylizacji.

Prawidłowe przechowywanie dokumentów w firmie

Każda porządna firma, działająca zgodnie z przepisami prawa, musi się stosować do zasad obowiązujących przy przechowywaniu i archiwizacji dokumentów firmowych. Szczególną wagę mają dokumenty księgowe, niszczenie dokumentów księgowych, może się odbywać tylko w określony sposób i w określonym czasie.

Archiwizacja dokumentów to przechowywanie dokumentów w właściwym pomieszczeniu. Do pomieszczenia tego nie może się dostać wilgoć, para, zwierzęta ani szkodniki. Tylko w takim pomieszczeniu, dokumenty przetrwają określony czas. Większość dokumentów księgowych przechowuje się 5 lat, takie obowiązują normy, ale w szczególnych przypadkach czas ten może się wydłużyć nawet do lat 50.

Niszczenie dokumentów księgowych, może się więc odbywać dopiero po upłynięciu tego czasu. Musi się też odbywać przy świadkach, z zachowaniem wszelkich wytycznych co do takiej działalności. Niszczyć dokumenty można ręcznie, za pomocą niszczarki do papieru albo korzystając z usług specjalistycznej firmy tym się zajmującej.

Różne rodzaje dokumentacji

Dokumenty firmowe nie zawsze są w formie papierowej. Jeśli tak się dzieje, wówczas w archiwum może się znajdować nawet kilkaset segregatorów z 5 lat. Jest to bardzo duża ilość, która zajmuje wiele miejsca. Dlatego firmy coraz częściej zapisują też swoje dokumenty na nośnikach cd, dvd, dyskach twardych czy kartach pamięci. Te dokumenty również należy w odpowiedni sposób przechowywać a także utylizować.

Niszczenie dokumentów księgowych i nie tylko, zapisanych na nośnikach i kartach pamięci, jest dużo bardziej złożoną czynnością, niż w przypadku niszczenia dokumentów papierowych. Potrzebny będzie do tego specjalistyczny sprzęt komputerowy, który nie zawsze znajduje się na wyposażeniu firmy. Dlatego warto skorzystać z pomocy firmy, której główną domeną jest utylizacja dokumentów.

Taką firmę należy jednak bardzo starannie wybrać, by była to firma uczciwa, kompetentna, rzetelna, wiarygodna i terminowa, tylko takiej firmie można zawierzyć w tak skomplikowanej sprawie. Podczas niszczenia dokumentów księgowych, żadne poufne dane nie mogą wypłynąć poza firmę, bo dane te mają duże znaczenie.