W wielu firmach, każdego dnia przewijają się setki dokumentów. Naturalnym procesem jest niszczenie ich w pewnym momencie. Jednak w tym nie jest to takie proste, ponieważ trzeba wziąć pod uwagę kilka spraw- czy to dobry moment na zniszczenie tego dokumentu, czy należy on do danych wrażliwych bądź poufnych. Zastanówmy się więc, na czym polega niszczenie dokumentów.

Problemy związane z niszczeniem dokumentów

Jednym z najczęstszych problemów jest brak odpowiednich urządzeń do niszczenia dokumentów. Często firmy na tym etapie oszczędzają i kupują jak najtańsze niszczarki, które niestety nie zapewniają żadnego bezpieczeństwa. Co jeszcze można tu uwzględnić? Często pracownicy nie są odpowiednio poinformowani i dokumenty, które powinny być zniszczone wrzucają do normalnych śmietników. Wciąż korzysta się w dużej mierze z dokumentów papierowych i często w tej sytuacji następuje problem z odpowiednią ochroną- często wynikająca z niewykwalifikowania pracowników. Często również sama firma wykazuje niedociągnięcia w tej kwestii, ponieważ niejako zmusza, żeby pracownik sam wybierał, które dokumenty należą do wrażliwych, a które nie.

Zasady niszczenia dokumentów

Jak widzimy niszczenie dokumentów nastręcza nieco problemów, w takim razie zobaczmy jakie zasady warto wziąć pod uwagę w takiej sytuacji. Pierwszą sprawą jest, że niszczenie powinno zapewnić stałe oraz trwałe usunięcie dokumentów, bez jakiejkolwiek możliwości ich ponownego odtworzenia. Tutaj wychodzą nam na przeciw normy niszczenia dokumentacji, które wskazują, że części, które zostaną po użyciu specjalnej maszyny powinny mieć maksymalną wielkość 320 mm2. Jeśli jednak nasze przedsiębiorstwo korzysta z systemu bezpiecznych pojemników, warto zwrócić uwagę na zabezpieczenie tych pojemników, tak by niepowołane osoby nie miały do nich dostępu.

Kolejną sprawą, która trzeba wziąć pod uwagę jest ilość sprzętu w naszej firmie. Nie każdy pracownik musi posiadać swoją niszczarkę, nie ma sensu popadać w przesadę, jednak warto zastanowić się nad tym, by takie urządzenie było na każdym piętrze.Przedsiębiorstwo powinno również zadbać o odpowiednie oznaczenie dokumentów, tak by pracownik bez większych kłopotów, mógł rozróżnić, który dokument należy wrzucić do niszczarki, a który może wrzucić do śmietnika.Firma również powinna zastanowić się nad szkoleniami lub informowaniu pracowników o odpowiednim przechowywaniu i niszczeniu dokumentów.

Dlaczego jest to ważne?

Każda firma posiada dane wrażliwe- o samym przedsiębiorstwie lub klientach, jeśli dostaną się w nieodpowiednie ręce może to sporo kosztować.