Inwentaryzacja środków trwałych to obowiązek każdego przedsiębiorcy, który został szczegółowo opisany w ustawie o rachunkowości. Spis z natury ma na celu precyzyjne i regularne kontrolowanie majątku firmy i jego przydatności w prowadzeniu działalności gospodarczej.

Czym są środki trwałe?

Zgodnie z przepisami ustawy o PIT środki trwałe to budowle, budynki czy lokale, które stanowią odrębną własność oraz maszyny, pojazdy, urządzenia, sprzęt informatyczny i inne przedmioty, które stanowią własność lub współwłasność przedsiębiorstwa oraz zostały zakupione lub wytworzone we własnym zakresie.

Ważną cechą środków trwałych jest ich kompletność i przydatność do użytkowania w okresie dłuższym niż jeden rok. A zatem nie może być z definicji środkiem trwałych niedziałające urządzenie lub sprzęt, który w prowadzeniu specyficznej działalności gospodarczej nie może być uznany za przydatny.

Ponadto wszystkie środki trwałe przedsiębiorstwa muszą być wykorzystywane wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej lub mogą zostać przekazane do użytkowania osobom trzecim na podstawie umowy użytkowania, leasingu, dzierżawy czy wynajmu.

Jak dobrze przygotować się do inwentaryzacji?

Prawidłowe przygotowanie się do inwentaryzacji środków trwałych to ważne zadanie dla działów księgowo-finansowych. W pierwszej kolejności należy ustanowić odpowiednie procedury dotyczące terminów, zakresu spisu z natury oraz metod pomiarowych. To niezwykle istotne zagadnienie. Metody liczenia majątku firmy powinny być zawsze takie same. Pozwoli to na wiarygodne porównanie oraz korelację wyników inwentaryzacji z danymi zawartymi w księgach. Ważnym aspektem jest również powołanie zespołów spisowych oraz ich przewodniczących. Osoby te powinny być kompetentne, rzetelne i zaangażowane, gdyż wszelkie pomyłki i niedociągnięcia mogą działać wprost na niekorzyść firmy.

Czy Inwentaryzacja środków trwałych jest obowiązkowa?

Przepisy ustawy o rachunkowości wyraźnie mówią, że w zależności od rodzaju środków trwałych jest obowiązek spisu z natury raz na cztery lata (w dowolnym dniu) lub na koniec roku obrotowego. Taki sam obowiązek pojawia się, kiedy przedsiębiorca kończy działalność gospodarczą (wówczas jest zobowiązany do przeprowadzenia inwentaryzacji w ostatnim dniu jej prowadzenia). W przypadku zawieszenia działalności inwentaryzacja nie jest obowiązkowa. Nie jest obowiązkowa również wtedy, gdy w myśl art.26 ustawy o rachunkowości: „jeśli inwentaryzacji miałyby podlegać nieruchomości, inwestycje, środki trwałe znajdujące się na terenie strzeżonym oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie, a inwentaryzacja była przeprowadzona nie dalej niż 4 lata temu”.