Ważne dokumenty nie mogą dostać się w niepowołane ręce nawet wtedy, gdy nie są już potrzebne. Właśnie dlatego przepisy wymuszają na przedsiębiorcach odpowiednie niszczenie dokumentacji papierowej. Można powierzyć ją również zewnętrznej firmie.

Utylizacja dokumentów nie musi być problemem

Gdy firma produkuje i przetwarza pisma zawierające wrażliwe dane, na przykład osobowe, finansowe, musi przeprowadzać bezpieczne niszczenie dokumentów. To ogólna nazwa procedury polegającej na brakowaniu – niszczeniu, utylizacji dokumentów zgodnie z przepisami RODO i normą DIN 66399.

Norma DIN 66399 wyróżnia kilka klas tajności dokumentów, które muszą być niszczone tak, by znajdujące się na nich informacje były niemożliwe do odtworzenia. Norma wskazuje wtedy na wymiary i powierzchnię ścinków.

Aby spełnić wymogi normy, konieczne jest zastosowanie profesjonalnych niszczarek dokumentów. Przedsiębiorca może kupić je na własność, ale także może zlecić usługę niszczenia zewnętrznej firmie. Do wyboru są dwie formy obsługi – system pojemnikowy i mobilny.

Niszczenie dokumentów w systemie pojemnikowym

W systemie pojemnikowym bezpiecznego niszczenia dokumentów stosuje się specjalne pojemniki wyposażone w zamki i oznaczane unikatowymi kodami kreskowymi. Pojemnik jest udostępniany przedsiębiorcy i może on na bieżąco wyrzucać do niego dokumenty przeznaczone do zniszczenia. Do wyboru są pojemniki od 50 do nawet 600 litrów.

Gdy pojemnik się zapełni, wystarczy wezwać firmę, która odbierze go i odpowiednio zniszczy jego zawartość. Jednocześnie może przekazać nowy, pusty pojemnik. Niszczenie odbywa się w strzeżonym, monitorowanym obiekcie. Po wykonaniu prac przekazywany jest certyfikat zniszczenia dokumentów.

Mobilne niszczenie dokumentów

Druga opcja jest polecana wtedy, gdy dokumentów do zniszczenia jest sporo. W tym przypadku bezpieczne niszczenie dokumentów odbywa się za pomocą instalacji niszczącej zamontowanej w specjalnym samochodzie.

Mobilne niszczenie dokumentów polega na odebraniu ich przez pracowników firmy, którzy następnie niszczą je w urządzeniu i wywożą zgodnie z przepisami. Przedsiębiorca również otrzymuje certyfikat potwierdzający utylizację.

Zatem pozbywanie się dokumentów zgodnie z wymogami prawa nie jest skomplikowane. Teraz prace te można zlecić firmie, która zadba, aby każde pismo zawierające wrażliwe dane zostało odpowiednio zutylizowane. To nie tylko większy poziom bezpieczeństwa, ale także oszczędność czasu i pieniędzy.